便利なはずのツールが、集中を奪うこともある

仕事を支えるツールは、どんどん便利になっています。

メール、チャット、カレンダー、タスク管理。
それぞれが私たちの仕事を効率化するために作られています。

一方で、便利なツールが増えるほど、

「何をどこで管理していたか分からない」
「通知が来るたびに集中が切れる」
「やることが、いろいろな場所に散らばっている」

といったことも起きます。

テクノロジーは、生産性を高める道具にもなります。
その一方で、使い方によっては集中を妨げる存在にもなります。

GTDを学び、その日のうちに使える状態までつくる

先日、ある企業でGTD研修を実施しました。

今回は、GTDの考え方を学ぶだけではなく、普段使っている業務ツールの中に、その考え方をその日のうちに落とし込むところまで行いました。

頭の中にある「気になること」を書き出す。

それを確認し、次に取る行動を考える。

そして、実際のタスクやプロジェクトを、自分が普段使うツールの中に整理していく。

研修を受けて「なるほど」で終わるのではなく、翌日からそのまま使い始められる状態をつくることを目指しました。

大切なのは、ツールより「ルール」

タスク管理ツールを導入すれば、自動的に仕事が整理されるわけではありません。

何を登録するのか。
何を登録しないのか。
どこまで細かく分けるのか。
いつ見直すのか。

こうしたことが決まっていなければ、ツールの中にも情報がたまっていきます。

最初はきれいだったリストが、いつの間にか「見たくない場所」になってしまうこともあります。

大切なのは、ツールそのものよりも、
自分は仕事をどう整理し、どう判断し、どう見直すのか
という、その使い方を支える考え方です。

GTDは、そのための一つの方法です。

テクノロジーを、自分の仕事を支えるものにする

新しいツールを増やすことが、生産性向上ではありません。

大切なのは、自分がどのように仕事を整理したいのかを考え、そのためにテクノロジーをどう使うかを決めることです。

自分の頭の中に抱え続けるのではなく、信頼できる場所に預ける。

必要なときに確認できるようにしておく。

そして、目の前の仕事に集中する。

テクノロジーに振り回されるのではなく、自分の仕事を支えるものとして使う。
今回の研修を通じて、改めてその大切さを感じました。